Wat doe je als bijna al je medewerkers van de ene op de andere dag thuis moeten werken? Irene Heikens is directeur van Centramed, een onderlinge verzekeraar voor medische aansprakelijkheid bij zorginstellingen. Donatus Ze maakte het mee. Op een donderdag zat ze nog met zo'n twintig mensen bij een externe bijeenkomst, waar iedereen koffie voor elkaar inschonk en vlak naast elkaar zat. Diezelfde dag belegden directie en managementteam een crisisoverleg, en besloten ze dat bijna alle medewerkers vanaf de volgende dag thuis zouden werken.

Meteen ging de organisatie in de regelstand. Heeft iedereen de juiste apparatuur thuis? Hebben we de juiste vergaderapplicaties? Wat doen we met de reiskosten- en thuiswerkvergoeding? Wanneer mogen mensen spullen op kantoor ophalen, en wie mag er op kantoor zijn? Ook spraken ze af dat alle managers een aantal keer per week contact zouden houden met hun teamleden. Tegelijk ging het werk door, en voor een verzekeraar in de zorg was het een drukke en spannende tijd, met veel overleg met de aangesloten zorginstellingen.

Digitaal heeft voor- en nadelen

Het team werd dus meteen in het diepe gegooid: hoe overleg je digitaal op een goede manier, intern en met klanten? "En poeh, dat vond ik best lastig," vertelt Irene. "In een spannende tijd elkaar niet direct in de poppetjes van de ogen kunnen kijken, even die blik met elkaar wisselen, een gevoel krijgen bij de sfeer. Digitaal is wel efficiënt, maar ik miste toch de echte interactie." Ze vond het soms ook dodelijk vermoeiend: van de ene digitale vergadering naar de andere zonder van je stoel te komen, en zonder even uit te blazen bij de koffie met een collega.

Dat gold natuurlijk ook voor de medewerkers. Vanaf het begin was er een grote zorg: hoe houden we onze mensen betrokken en verbonden, hoe blijven ze overeind, en hoe houden we een vinger aan de pols? Irene reageerde eerst vanuit haar onderbuik: gewoon iedere dag een paar medewerkers bellen, met alleen de vragen "Hoe gaat het met je?" en "Hoe zit je erbij?"

Sommige collega's vonden thuiswerken prima. Het gaf ze ruimte en ze werkten lekker efficiënt. Maar veel anderen vonden het intensief en hadden het soms zelfs moeilijk. Irene hoorde heel persoonlijke verhalen, over pubers op de bank, het gemis van sociale contacten of de angst om ziek te worden. Ze deelde zelf ook wat het met haar deed, en dat leverde verrassend mooie gesprekken op.

Een persoonlijke blog

Naar aanleiding daarvan begon ze bijna wekelijks een persoonlijke blog te mailen aan alle medewerkers, over hoe zij deze periode ervaarde. Soms heel positief, zoals lunchen met man en dochter in de tuin. Soms over haar eigen muizenissen: "Ik mis even een kletspraatje bij de koffieautomaat, een blik van verstandhouding tijdens een vergadering, een snelle grap tussendoor." En af en toe met een tip, zoals jezelf een moment rust gunnen met een goed boek in de zon, tussendoor een uurtje sporten of een spelletje doen met je kinderen.

Dat viel in goede aarde, omdat veel mensen zich erin herkenden. Medewerkers mailden zelfs terug met goede ideeën om het werkende leven wat leuker te maken.

Een gemeenschappelijk gevoel

In het managementteam groeide het gevoel dat er naast alle formele zaken, zoals extra teamoverleg, goede faciliteiten thuis, maatwerk voor bepaalde medewerkers en een digitale kwartaalbijeenkomst, ook aandacht moest zijn voor sfeer en cultuur. Er volgden verschillende ludieke acties:

  • alle medewerkers kregen twee bossen tulpen: één voor zichzelf en één om weg te geven aan iemand in hun omgeving die het moeilijk had
  • een online pubquiz, met vooraf een pakketje met iets te drinken en een zakje nootjes
  • voor de vakantie een pakketje met een zonnebril en een frisbee
  • een fotocollage van ieders thuiswerkplek, waarvoor iedereen een foto van zichzelf instuurde, soms hilarisch

Helpt dat nu echt om je verbonden te blijven voelen? Het lijken kleine, bijna triviale acties. Toch bleven ze het doen, want alle initiatieven worden gezien als blijk van waardering. En het zet de toon voor het contact tussen collega's onderling. Mensen voelen de ruimte om af en toe gewoon even contact te zoeken met een collega, zonder dat het meteen over werk hoeft te gaan.

Conclusie

Regel de randvoorwaarden die medewerkers nodig hebben om goed thuis te werken, samen te werken en waar nodig veilig op kantoor te zijn, en doe dat snel en goed. Dat geeft tevredenheid, vertrouwen en rust. Maar investeer juist ook in het kleine en het persoonlijke. Zo blijf je de verbondenheid voelen die je anders ervaart als een collega op maandagochtend bij het koffieapparaat vraagt: "En… hoe was jouw weekend?"

Lees ook wat maakt een succesvol team? en iedere dag feest: 5 thuiswerk-hacks.

Over dit artikel: dit stuk is gebaseerd op een blog van Irene Heikens.

Bronnen