Menu
Het was donderdag 12 maart dat ik, nog onbewust dat dit voorlopig de laatste keer was, bij een externe bijeenkomst was met ongeveer 20 mensen, die elkaar wel begroetten met ongemakkelijk knikken of ellebogen aanstoten, maar die nog gewoon koffie en thee voor elkaar inschonken en vlak naast elkaar plaatsnamen. Tijdens de bijeenkomst kwam het bericht binnen over de persconferentie van onze premier, die vanaf dat moment onze wereld veranderde. Direct belegden we als directie en management team een crisisoverleg en besloten dat bijna alle medewerkers vanaf 13 maart thuis zouden moeten werken.
Meteen gingen we in de stand van regelen: heeft iedereen de juiste apparatuur thuis, hebben we de juiste vergaderapplicaties, wat doen we met de reiskostenvergoeding en de thuiswerkvergoeding, wanneer mogen mensen spullen op kantoor komen halen, wie mag er op kantoor aanwezig zijn, hoe regelen facilitaire zaken zodat je eventueel veilig op kantoor aanwezig kan zijn, et cetera. Maar ook afspreken dat alle managers een aantal keren per week contact blijven onderhouden met hun teamleden.
Tegelijk ging het werk door en als verzekeraar van medische aansprakelijkheid voor ziekenhuizen en grote GGZ-instellingen was het ook even een spannende tijd, waarbij er veel overleg nodig was met onze leden over de gevolgen van de COVID-19 crisis voor deze zorginstellingen. Het was druk!
Daardoor werden we meteen in het diepe gegooid: hoe overleg digitaal je op een goede manier zowel intern om allerlei zaken te regelen en hoe doe je dat met onze ziekhuisleden?
En poeh, dat vond ik best lastig. In een spannende tijd elkaar niet direct in de poppetjes van de ogen kunnen kijken, even die blik met elkaar wisselen, een gevoel krijgen bij de sfeer. Digitaal is wel efficiënt, maar ik miste toch de echte interactie. En ik vond het soms ook dodelijk vermoeiend: van de ene digitale vergadering naar de andere zonder van je stoel te komen, de concentratie waarmee je aan het werk bent en het gebrek aan even uitblazen na de vergaderingen met koffie met een collega.
Tegelijk realiseerden we ons dat dit ook gold voor onze medewerkers. Vanaf het begin van de crisis zat daar een grote zorg: hoe houden we onze mensen betrokken en verbonden, hoe blijven ze overeind, hoe houden we vinger aan de pols of het goed gaat? In eerste instantie heb ik vanuit “onderbuik” gereageerd: gewoon bellen naar alle medewerkers (iedere dag een paar) om alleen maar de vraag te stellen: “hoe gaat het met je?” en “hoe zit je er bij?”. Sommige collega’s vonden het prima om thuis te werken, het gaf ze ruimte en het werkte lekker efficiënt. Maar heel veel collega’s gaven aan dat ze het ook erg intensief vonden en soms zelfs moeilijk hadden; vaak kreeg ik heel persoonlijke verhalen te horen over pubers op de bank, het gemis van sociale contacten of de angst om ziek te worden. Maar ook zelf deelde ik wat het met mij deed en dat leverde verrassend mooie gesprekken op.
Naar aanleiding daarvan ben ik begonnen met bijna wekelijks per mail een persoonlijke blog te sturen aan alle medewerkers over hoe ik deze periode ervaarde: soms heel positief (met dat mooie weer lunchen met man en dochter in de tuin, zelf mijn pakketjes bij de voordeur aan kunnen nemen) en de andere keer over mijn eigen muizenissen (ik mis even een kletspraatje bij de koffieautomaat, een blik van verstandhouding tijdens een vergadering, een snelle grap tussendoor). En af en toe met een tip: gun je zelf juist in deze tijd even een momentje van rust met een goed boek in de zon, ga tussendoor een uurtje sporten of doe een spelletje met je kinderen.
Dat bleek in goede aarde te vallen, omdat het blijkbaar een feest der herkenning was bij veel mensen. Ook mailden mensen met goede ideeën om het (zakelijke) leven wat leuker te maken.
Er ontstond in het management team een gemeenschappelijk gevoel, dat we er naast alle goede dingen die we formeel regelden (extra overleg met je team, goede faciliteiten thuis, maatwerk voor bepaalde medewerkers, een digitale kwartaalbijeenkomst) ook aandacht moesten hebben voor sfeer en cultuur. Inmiddels zijn er verschillende ludieke acties geweest: we hebben aan alle medewerkers twee bossen tulpen gestuurd: een voor jezelf en een om weg te geven aan iemand in je omgeving die het moeilijk heeft; we hebben een digitale pubquiz gehouden, waarvoor we van tevoren een pakketje stuurden met iets te drinken en een zakje nootjes; voor de vakantieperiode stuurden we een pakketje met een zonnebril en een frisbee en we hebben een filmpje gemaakt met foto’s die iedereen van zichzelf instuurde hoe ze op hun thuiswerkplek er bij zaten (hilarisch soms!).
Maar helpt dat nu echt om je onderling verbonden te blijven voelen? Het lijken pietluttige acties, het lijkt zo triviaal. Toch blijven we het doen, want alle initiatieven worden in ieder geval gezien als blijk van waardering. En het zet de toon voor de contacten van de mensen onderling; zij voelen de ruimte om ook de tijd te nemen om af en toe ook gewoon even contact te zoeken met een collega zonder dat het meteen over het werk hoeft te gaan.
Regel de randvoorwaarden die medewerkers nodig hebben om thuis te kunnen werken, de samenwerking te faciliteren en om incidenteel veilig om kantoor te kunnen zijn snel en goed, dat geeft tevredenheid, vertrouwen en rust. Maar investeer juist in het kleine, het persoonlijke om de verbondenheid te blijven voelen die je anders ervaart als je collega maandagochtend bij het koffieapparaat vraagt: “en…hoe was jouw weekend?”
