Als online verzekeraar kon InShared snel schakelen. Toen in maart 2020 iedereen thuis moest gaan werken, werkten vanaf vrijdag 13 maart bijna 200 medewerkers vanuit huis. Voor de een was dat vertrouwd, voor de ander nieuw. Want een callcenter run je toch niet vanuit huis? Zeker wel, vertelt Barbara Stam, toen manager operations bij InShared. En het bleek veel voordelen te hebben. Niet in de laatste plaats voor klanten, die regelmatig opmerkten dat het zo heerlijk rustig was zonder het achtergrondgeluid van bellende collega's.
Maar collega's werden ook fanatiek, té fanatiek. Alsof ze wilden laten zien dat ze het thuiswerken en de verantwoordelijkheid die daarbij hoort, prima aankonden. De prestaties schoten omhoog, maar de werkdagen werden langer dan goed was, en Teams draaide overuren. De combinatie van volle werkdagen en jonge kinderen begeleiden bleek een enorme uitdaging, zo ervoer Stam ook zelf.
Aandacht voor vitaliteit
Aandacht voor vitaliteit bleek dus harder nodig dan ooit. InShared gaf medewerkers veel eigen verantwoordelijkheid en maximale flexibiliteit in het indelen van hun uren. Vergaderingen werden iets korter gemaakt, zodat er daarna tijd was voor een frisse neus, een kop koffie of een wasje. Medewerkers werden aangemoedigd om tussendoor te wandelen en in beweging te komen. Collega's stuurden elkaar ter inspiratie foto's van hun nieuwe werkplek: achter een fietsbureau of op een loopband met laptop.
Die korte pauzes heb je echt nodig. Uit een meta-analyse van 22 onderzoeken blijkt dat pauzes van tien minuten of korter mensen meer energie geven en minder moe maken. Albulescu e.a.
Creatieve ideeën
Medewerkers stonden niet meer in de file en reisden niet meer het land door voor afspraken. Dat ervoer bijna iedereen als een verademing. Maar ze misten elkaar en het kantoor: het praatje bij de koffieautomaat, de gezamenlijke lunch en de wandeling over het landgoed. Het team kwam met een stroom aan creatieve ideeën: online bingo, pubquizzen, vrijdagmiddagborrels, wandelbila's, buitenlunches, kampvuurgesprekken, online coaching voor collega's die het zwaar hadden, verrassende vragen aan elkaar voordat een overleg begon, en online peptalks van de directeur.
Ook op afstand bleek verbinding mogelijk. Dagstarts gaven focus op het werk én op elkaar. Een van de teamleiders introduceerde de kleuren groen, oranje en rood als eenvoudige taal voor hoe het met iemand ging. Bij rood belde hij die collega na de dagstart even op. Dat leidde tot waardering en steun. Verbondenheid is volgens de zelfdeterminatietheorie niet voor niets een van de drie psychologische basisbehoeften van ieder mens, naast autonomie en competentie. Self-Determination Theory
Gesprekken 'on the go'
Er gebeurde nog iets. Online vergaderingen kregen meer focus, mensen luisterden beter naar elkaar, en notoire laatkomers bleken prima in staat om op tijd in te loggen. Maar de nadelen waren ook voelbaar. Online overleggen gaan meestal over een specifiek probleem of project. Er zijn bijna geen toevallige ontmoetingen meer, terwijl juist die zorgen voor kruisbestuiving, nieuwe ideeën en inspiratie. Dat miste Stam het meest. Ze noemt het de gesprekken 'on the go'.
Het beste uit beide werelden
Eén ding is zeker: het wordt nooit meer zoals vroeger. Het doel is het beste uit beide werelden: minder files en meer flexibiliteit, maar wel in verbinding. Dat loont ook. In een groot experiment bij een technologiebedrijf met 1.612 medewerkers zorgde hybride werken met twee thuiswerkdagen per week voor meer werktevredenheid en een derde minder vertrek, zonder dat de prestaties eronder leden. Bloom e.a.
Hybride werken vraagt wel iets van iedereen: aandacht voor elkaar, creativiteit, doorvragen, benoemen wat je bij een ander ziet gebeuren, en nieuwe manieren om elkaar te spreken, te informeren en aan te steken. En het vraagt management dat het goede voorbeeld geeft en laat zien dat verbinding ook op afstand kan.
Tips voor leidinggeven in een hybride organisatie
- Bewaak de grenzen. Let op medewerkers die thuis te lang doorwerken, en geef zelf het goede voorbeeld.
- Maak ruimte voor pauze en beweging. Plan overleggen korter en moedig wandelen tussendoor aan.
- Organiseer verbinding. Begin de dag samen, check hoe het met mensen gaat en bel even als iemand het zwaar heeft.
- Gebruik de kantoordagen voor ontmoeting. Plan op kantoor vooral samenwerking en de toevallige gesprekken die online ontbreken.
Lees ook: verbondenheid met het team.
Over dit artikel: dit stuk is gebaseerd op een blog van Barbara Stam van InShared.
